Comment préparer un salon professionnel ? Conseils et bonnes pratiques

Spécialiste des stands d'exposition pour foires et salons, Levenly vous propose ses conseils pour vous aider à réussir la préparation d'un salon professionnel. Suivez le guide !

Participer à l'événement professionnel phare de votre secteur est certainement l'un des piliers de votre stratégie communication et marketing. Des mois à l'avance, voire d'une année sur l'autre, préparer un salon pro ne s'improvise pas ! Une fois votre équipe projet constituée, prenez le temps de bien définir vos objectifs marketing :
• Augmenter les ventes ?
• Mettre un coup de projecteur sur vos nouveaux produits ?
• Renforcer la visibilité de la marque ?
• Nouer de nouveaux contacts qualifiés ?
• Fidéliser les clients plus anciens ?

C'est en étant au clair sur ces ambitions que vous pourrez espérer atteindre des objectifs chiffrés et rentabiliser l'emplacement de votre stand !

A quoi va ressembler le stand ? Quelle solution d'éclairage privilégier ? Peut-on installer un podium ? En fait, beaucoup de paramètres dépendent du dossier technique que les organisateurs du salon remettent aux participants plusieurs mois en amont de l'événement. Au moment d'élaborer le cahier des charges de votre stand, il est impératif de se conformer aux directives de ce guide technique.

Le dossier technique liste les contraintes techniques et les règles de fonctionnement de votre salon professionnel : surface disponible, hauteur de construction maximale autorisée, poids maximal autorisé des suspensions, zones de chargement/déchargement, jours et horaires réservés au montage et au démontage des stands, etc.

C'est aussi le dossier technique qui rappelle les règles de sécurité à observer : alimentation électrique, matériaux autorisés ou non, nombre d'extincteurs à prévoir. Ce cahier des charges vous permet également d’élaborer et d’anticiper sur les coûts moyens d’un stand d’exposition professionnel.

Pour éviter les mauvaises surprises à quelques jours de votre présence au salon, comme une invalidation du stand par l'organisation ou un avis négatif de la commission de sécurité, mieux vaut donc partir du dossier technique pour rédiger le cahier des charges.

Mettre en place un stand original et accueillant est un excellent moyen de capter l'attention des visiteurs et de leur donner envie de découvrir ce que votre entreprise peut leur offrir. Evitez les cloisonnements et, d'une manière générale, les obstacles à une circulation fluide des visiteurs.

Libérer l'espace au sol renvoie l'image d'un stand convivial, aéré, conçu comme un espace pour accueillir et recevoir. Les structures alu suspendues ou autoportées sont pour cela idéales. Grills suspendus, ou grills autoportés permettent de fixer en hauteur l'éclairage, la sono, les écrans ou les supports d'affichage en hauteur, avec le minimum d'emprise au sol.

A vous de déterminer si vous optez pour un stand d'exposition en structure alu triangle accessible et polyvalente, une structure alu carrée robuste et évolutive ou bien une structure en échelle, légère.
Nos conseils pour choisir votre structure de stand en aluminium.

L'ambiance qui se dégage du stand doit aussi beaucoup à l'éclairage. Projecteurs Leds, projecteurs évènementiels, ou projecteurs de logos sont autant de dispositifs astucieux qui permettent de créer une atmosphère chaleureuse, propice aux rencontres et aux échanges commerciaux.

L'éclairage événementiel sur un stand en structure alu peut faire une vraie différence pour mettre en valeur vos produits ! C'est particulièrement vrai si vous décidez d'organiser une démonstration ou un atelier.

Pour se démarquer des autres stands, l'astuce est peut-être de choisir des projecteurs à LEDs multicouleurs. Avec leur palette de couleurs étendue, ces appareils basse consommation permettent de varier les couleurs de votre stand, en fonction des thématiques ou juste de vos envies. Pour aller encore plus loin, vous pouvez également installer un vidéo-projecteur ou un moniteur vidéo afin de rendre visible vos démonstrations en version grandeur nature ou diffuser vos messages d’annonce pour capter l’attention de vos visiteurs.
Alors, quel type d'éclairage de stand choisir ? Pour quelle puissance ? Combien de projecteurs installer, et comment ?

Pour vous guider, lisez donc notre article dédié à l'éclairage des stands d'exposition !

Une foire-exposition ou un salon professionnel, c'est souvent bruyant. Pour se faire entendre, bien choisir son système de sonorisation est donc essentiel, en tenant compte bien sûr de la nature de votre activité et de votre budget.


De plus en plus d'exposants investissent dans une sono portable sur batterie. C'est malin à plus d'un titre. Dans le contexte d'une foire ou d'un salon, cette sono portative est idéale pour animer le stand en autonomie sans se préoccuper des fils électriques. Par ailleurs, elle peut s'utiliser très facilement dans d'autres moments importants de la vie de l'entreprise : assemblée générale, journées portes ouvertes, arbre de Noël, etc.

D'autres entreprises préfèrent choisir un système de diffusion plus traditionnel, plus puissant, mais aussi plus coûteux. Cette solution est indiquée si vous avez un stand vraiment vaste et/ou que vous le ré-utilisez sur plusieurs années.

Entre son agencement général, ses lumières, sa sono, le stand lui-même doit se concevoir comme une vitrine, un outil de communication à part-entière. Ces quelques conseils vont vous aider à amortir votre emplacement au salon professionnel ou à la foire exposition à laquelle vous souhaitez participer.

Notez que dès l'inscription, vous pouvez profiter à plein de la notoriété de l'événement auquel vous participez en figurant dans le programme officiel en ligne. Sur votre site web, il peut être intéressant de rédiger un article d'actualité pour annoncer votre participation à un salon (le Salon des maires par exemple), communiquer votre numéro de stand à vos utilisateurs, et les renvoyer vers votre page exposant sur le site du salon.

Au moins 3 mois avant l'événement, il est sage d'établir un planning de publication sur vos réseaux sociaux pour « teaser » régulièrement les futurs visiteurs. Prenez un peu de temps pour élaborer une liste de #hashtags qui augmenteront le potentiel viral de vos posts sur Instagram, Facebook, Twitter ou LinkedIn.

Pendant l'événement, n'hésitez pas à partager l'ambiance du salon avec vos abonnés en diffusant photos, vidéos et stories ! Le plus malin est évidemment de prévoir des sujets de posts à l'avance.
Côté supports de communication sur stand, la PLV fait toujours la part belle aux kakémonos rollups, brochures et catalogues papier. Les cartes de visite ne sont pas non plus passées de mode;

Mais il n'est pas interdit d'innover ! Et si vous diffusiez une présentation vidéo de vos produits sur écrans ? Et pourquoi pas installer des QR codes que les visiteurs peuvent scanner avec leur smartphone pour accéder aux fiches produit sur votre site internet ?

En observant ces bonnes pratiques, nul doute que vous allez éviter nombre de déconvenues et vous épargner une partie du stress lié à la préparation de votre salon professionnel !

Cet article vous a donné envie de renforcer l'impact de votre stand d'exposition auprès des visiteurs ? En complément, n’hésitez pas à explorer notre tuto pour réussir son stand d’exposition et aidez-vous de notre vidéo sur le montage d’un stand d’exposition pour professionnels.