Coronavirus : Des systèmes de conférence pour sonoriser les réunions à distance

Les micros-pupitre permettent de reprendre le travail avec des réunions qui respectent les distances sanitaires. Mieux, les systèmes de conférence connectés favorisent le télétravail et les réunions à distance quand les voyages d'affaire sont impossibles.

Les mesures sanitaires pour lutter contre le coronavirus bousculent les pratiques professionnelles. Avec le déconfinement et le retour progressif au travail présentiel, elles nous imposent de nouvelles façons d'interagir dans l'entreprise. Une des principales problématiques est de respecter la distanciation sociale tout en préservant la productivité.

Dans les bureaux en open-space, les nouveaux standards imposent une distance d'au moins 2 mètres entre chaque poste, avec la possibilité d'installer des écrans de protection en PVC pour les collaborateurs proches des zones de passage.

Avec le coronavirus, la salle de réunion évolue elle aussi : d'un côté, les meetings dans l'entreprise doivent composer avec une distance de plus d'un mètre entre les participants. De l'autre, avec l'essor du télétravail, les réunions doivent inclure de plus en plus de travailleurs détachés.

L'importance de l'acoustique en réunion

Dans les deux cas, la sonorisation de la réunion est trop souvent un angle mort. L'acoustique est pourtant incontournable pour mener des réunions efficaces quand les distances s'allongent. Si c'est relativement simple avec 3 ou 4 participants, les meetings à 8, 10 personnes et plus (ou avec des collègues détachés) peuvent devenir un véritable casse-tête.

De même, sur des conférences ou pour des assemblées, il devient tout simplement impossible de s'entendre. Sans sonorisation par système de conférence, la réunion post-coronavirus incite les participants à s'époumoner pour se faire entendre. Problème, cela finit par occasionner des postillons (vecteurs de virus) et par épuiser votre voix à terme.

La clé pour comprendre tous les participants, quelle que soit la distance, c'est la sonorisation à l'aide d'un système de conférence.

L'audio est largement sous-estimé lorsqu'on conçoit une salle de réunion ou de conférence. C'est pourtant un élément incontournable pour rester productif en temps d'épidémie : une mauvaise acoustique en réunion a des conséquences néfastes. Le propos peut être mal compris ou déformé. Elle peut occasionner des malentendus ou une mise à l'écart des participants les moins aptes à parler en public. Un son peu audible est encore plus pénalisant lorsqu'il faut suivre une réunion ou une conférence dans une autre langue.

Pour y remédier, deux leviers : l'insonorisation de la salle de réunion, et la sonorisation des prises de parole avec des systèmes de conférence.

Un système de conférence standard se base sur une série de micros-pupitre, un pour chaque participant. Il fait cohabiter des micros délégués et des micros présidents qui peuvent prendre la parole par-dessus les autres à tout moment. Chaque poste doit être nettoyé en cas d’utilisation successive par différents participants. Le nettoyage est facilité par la technologie tactile des micro-pupitres de dernière génération, comme le système D-Cerno de Televic Conférence.

Les micros-pupitre sont connectés à une unité maître, ou station de réception, elle-même connectée à un ampli et à un système de diffusion. Le son peut être restitué aux participants via des hauts-parleurs, des écouteurs ou des casques individuels.

L'avantage d'un micro-pupitre est de capter la voix avec une directivité cardioïde. Il prend uniquement la voix de l'interlocuteur de façon claire et intelligible. Plus besoin de forcer sa voix, chaque participant est pleinement intégré. Même avec des masques anti-covid, la réunion est parfaitement intelligible pour tous les collaborateurs. Le système de sonorisation abolit les distances, ce qui est déterminant pour favoriser la reprise de l'activité dans le contexte post-coronavirus.

Avec les systèmes de conférence, pas de limite du nombre de participants. Pour les plus grandes salles, on peut ajouter plusieurs dizaines de micros-pupitre, et même plusieurs centaines pour les assemblées. C'est un système de sonorisation modulaire adapté aux entreprises de toutes tailles, aux administrations, aux organisations, etc… Pour le mettre en place, on vous présente plusieurs configurations-types dans cet article.

Les systèmes de conférence sans fil

En alternative aux systèmes de conférence filaires, leur version sans fil apporte de nombreux avantages. Les micros-pupitre sont posés et se connectent à l'unité centrale sans câble. Cela permet une installation rapide. Surtout, il devient possible de changer la configuration de la salle à chaque réunion, en fonction du nombre de participants.

Les systèmes de conférence sans fil peuvent facilement passer d'une pièce à une autre. Ils existent sous la forme de kits comprenant une dizaine de micros-pupitres, une station de réception et des chargeurs dans une valise de transport (comme le kit WDR69 de Rondson). C’est aussi le cas du système de conférence sans fil Confidea Flex G4 de Televic Conférence, équipement de dernière génération qui fonctionne même dans les environnements encombrés en radiofréquences.

Autre intérêt des systèmes de conférence sans fil : ils peuvent aider à inclure vos collaborateurs détachés. Du fait de l'épidémie de coronavirus, le télétravail est en plein essor. Environ 5,2 millions de français ont été contraints de s'y mettre pendant le confinement, et une bonne partie souhaiterait le maintenir, au moins quelques jours par semaine.

Pour préserver la productivité et la culture d'entreprise à distance, les réunions se doivent d'avoir un son parfaitement audible. Or, c'est un problème récurrent des réunions en visioconférence : la qualité du son y est très inégale, ce qui empêche de pleinement y participer.

Les systèmes de conférence à distance offrent des solutions pour obtenir un son irréprochable. C'est notamment le cas du système Teamconnect de Sennheiser : il a été conçu pour connecter les équipes et abolir les distances.

Ce système de sonorisation unique est sans fil ; il se connecte à un ordinateur ou une tablette pour sonoriser une réunion en visioconférence via Teams, Zoom ou autres. Il repose sur des pods micro/haut-parleur de très haute qualité. Les réunions à distance peuvent inclure des collaborateurs partout dans le monde, avec un son exceptionnel, d'où que vous soyez.

Ce type de solution technique est appelée à se généraliser dans le "monde d'après", alors que les déplacements professionnels sont remis en question. Si elles ne remplacent pas les voyages d'affaire, les réunions avec des interlocuteurs à l'autre bout du monde peuvent maintenant avoir un son équivalent aux meilleurs systèmes de conférence filaires. Vous aurez l'impression d'être dans la même pièce que votre interlocuteur, ce qui est d'autant plus appréciable lorsque les voyages en avion sont impossibles (comme en ce moment).

Les systèmes de conférence proposent des solutions techniques avancées pour nous aider à respecter les gestes barrières et à freiner la propagation du coronavirus. Pour en savoir plus et obtenir votre devis sur mesure, n'hésitez pas à nous contacter par téléphone ou par email via notre page contact !